بهترین ها

اگر به تازگی شرکتی راه انداخته اید یا حتی به عنوان فریلنسر قصد فعالیت تجاری قانونی دارید، قطعا نام فاکتور، به خصوص فاکتور رسمی به گوشتان خورده است. در این مقاله بیشتر در مورد انواع فاکتور و موارد استفاده از آن صحبت خواهیم کرد.

فاکتور چیست؟

شاید شما عکاسی باشید که کار عکاسی تبلیغاتی می کند یا پیمانکاری که توری حصاری تولید و نصب می کند یا آشپزی باشید که غذای مراسم عروسی را تهیه کرده است به هر حال اگر محصولی می فروشید یا خدماتی ارائه می دهید و قصد دریافت پول دارید، باید یک فاکتور به مشتری خود ارائه کنید.

به طور دقیق، فاکتور (چه رسمی و چه غیر رسمی) مجموعه اطلاعاتی شامل نام و کد اقتصادی (ملی)، اطلاعات دقیق نشانی، تماس و ... فروشنده و خریدار، اقلام مورد معامله به همراه جزئیات و قیمت به همراه تاریخ و نحوه فروش است.

چرا فاکتور ها سودمند هستند؟

فاکتورها روشی عالی برای نگهداری سوابق قانونی تمامی فروش های شرکت هستند، اما به جز این مورد، دلایل زیادی برای استفاده از انواع فاکتور وجود دارد که شامل:

• درخواست های مالی و پیگیری آن ها
• ثبت هزینه ها و درآمد های مالی برای پرونده های مالیاتی
• محافظت از خریدار و فروشنده در برابر ادعاهای غیر قانونی
• استفاده از داده های مالی برای پیشبرد برنامه های بازاریابی

داخل فاکتور به چه مواردی باید اشاره شود؟

یک فاکتور با اشتباهات جزئی یا اطلاعات از دست رفته به راحتی می تواند منجر به تاخیر در پرداخت شود و بسیار غیرحرفه ای به نظر برسد. برای کمک به جلوگیری از این اشتباهات رایج در صورت‌حساب، اطلاعات کلیدی که هر فاکتور باید داشته باشد در اینجا آمده است:

1. نام شرکت، آدرس و شماره تلفن (در فاکتور رسمی درج شماره اقتصادی و شماره گذاری ملخی الزامی است.)
2. نام مشتری، آدرس و شماره تماس(در فاکتور رسمی درج شماره اقتصادی و شماره گذاری ملخی الزامی است.)
3. تاریخ صدور فاکتور
4. تاریخ سر رسید پرداخت
5. توضیحات، تعداد و قیمت محصول و خدمات
6. میزان مالیات، تخفیف و هزینه ها
7. کل مبلغ بدهی یا پرداخت شده
8. شرایط و ضوابط پرداخت خاص
9. مهر و امضای فروشنده و خریدار

با اطمینان از اینکه هر فاکتور شما شامل این جزئیات است، مشتریان همه چیزهایی را که برای پرداخت به موقع به شما نیاز دارند، خواهند داشت و شاید حتی برای خرید های بعدی نزد شما بیایند.

دلایل اصلی استفاده از فاکتور

• موارد مالیاتی و حسابرسی

هر کسب و کاری اعم از ارائه دهنده محصول یا خدمات وظیفه دارد که در انتهای سال مالی، گزارش رسمی تجارت خود را به سازمان مالیاتی کشور ارائه دهد؛ به همین دلیل چاپ فاکتور رسمی با شماره ملخی برای هر سازمانی الزامی است.

• ایجاد حس اطمینان به مشتریان

کمتر کسی پیدا می شود که خرید عمده یا زیادی از شرکتی انجام دهد که فاکتور به او ارسال نکند. این مورد به جر غیر قانونی بودن معامله طبق قوانین کشور، باعث انتقال حس بی اعتمادی نیز می شود؛ چراکه اگر شما شرکتی رسمی داشته باشید و طبق اصول کار کنید، باید به تمام مشتریان خود فاکتور ارائه کنید.

• حسابداری شرکت

شریان حیاتی هر شرکتی، میزان دخل به خرج (درآمد به هزینه ها) است که توسط حسابدار تهیه و گزارش می شود. ابزار دست حسابدار، فاکتور های شرکت به همراه هزینه هاست و اگر فاکتوری مکتوب وجود نداشته باشد تمامی فرایند های حسابداری به مشکل خواهند خورد.

برای مطالعه بیشتر در مورد دلایل استفاده کسب و کار ها از فاکتور، می توانید این مقاله منبع ما را مطالعه کنید.